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ERP管理考核制度

目的:为了更好的推动公司信息化进程,规范日常的ERP操作流程,为公司降本增效,特设以下考核制度,希望大家能够认真对待,认真执行,为公司的信息化工作给予一定的支持。

第一章 对应职位ERP操作标准

一, 技术部文员(A)

1. 商品信息以及物料品号由技术部文员根据式样书按照公司物料编码规则维护进ERP中,做到一物一码的原则,进行反复确认后严谨的维护,部门领导签字后才可以维护(海笙不设半成品只设原材料采购件,可根据材料确定是否设置半成品),(商品信息中必填项有:存货核算,免检属性,按需补货,前置天数,领料倍数,成本计价方式,主要来源,采购单位等)。

2. 根据仕样书把对应的BOM录到ERP系统里,确保BOM数据整体结构完善,数据参数准确。

3. 如出现商品信息重码的情况,遵照领料单优先,有库存的优先,已冻结数据优先的原则,进行注销,注销后第一时间发送给相关人员知悉,以免影响生产业务的正常开展。(做到一物一码的原则,进行反复确认后严谨的维护,部门领导签字后才可以维护)。

4. 关于BOM表中的帕数维护,根据公司生产发料帕数规定标准进行维护,如遇生产报的帕数与规定的标准帕数有出入的,技术文员须写联络单须技术部门领导与生产部门领导双方签字确认,最终以实际生产帕数为准,因为帕数是服务生产的,不确定或者不在规定范围内的按参帕数规定执行。

二,PMC经理 (A)

1. PMC按照客户订单在系统里下销售订单后,要确保客户订单数量与实际数量一致,以免反复修改造成生产影响,由总经理在ERP审核销售订单,

2. 在物料需求模块里物料需求计算可以根据销售订单跑物料需求,也可以在生产管理模块里生成生产计划,根据生产计划跑物料需求,跑物料需求计算一个订单只能选择一种方式进行,不可以选择2种模式同一个订单,

3. 跑出来的采购底稿,以及场内工单,半成品工单可以根据生产需要去审核,不需要的工单则可以不审核。

4. 当月未完成的工单,最迟不超过隔月的7号下班之前指定结束。需要生产的继续下工单,不需要的生产可以不下。指定结束前,要查询是否存在已领料未入库的情况,如果有就需要做退料处理,或者继续生产入库。已经领料且已经入库的没有关系,可以指定结束。

5. 并将工单打印出来给到生产文员分发给生产人员。

6.因为根据生产需要,需要指定结束的工单,需要把余料退回到仓库,并要求仓库做余料退料处理。

7. 维护客户信息,要确保客户信息准确。

三,生产文员 (A)

1.生产人员在拿到工单后,找生产文员打印出自己需要当日生产的领料单,交给资材部。

2.生产完的成品由生产人员根据领料单上的工单报给生产文员,做成品入库单,在做成品入库单的时候,要严格按照ERP操作流程操作,要确认入库数量,和耗用情况,确认无误后才可以保存,发送给仓库审核,有问题的要及时更正,入库数量与生产数量差距较大的要主动与仓库人员核实清楚再做入库操作。

3.生产人员对已完工或者指定结单的工单,需要把对应工单未使用完的原材料和半成品下班前要退给仓库,生产文员可以要求生产部门领导对当日已结单的工单的现场仓进行检查,第二天如发现有已结单工单的原材料和半成品未退的,要报给给生产经理进行处罚,未结单的工单原材料和半成品无须退回仓库,可以继续生产。

4.如出现非当日已结单或者指定结束的工单的原材料和半成品退料,要汇报给系统管理员知悉,由系统管理员报公司处理。

5. 生产人员可以手写退料单,退料单要写清楚工单号,品名,退料数量以及退料原因由生产文员或仓库都可以录入退料单,生产文员无审核权限,仓库有审核权限,当前是白天生产文员录入退料单,晚上仓库自行录入退料单审核并打印出退料单第二天交给生产文员签字),生产文员查询对应的退料单内容无误后,在退料单上签字交还给仓库保管。(不管手写退料单,还是机打退料单,只要有工单号,机型,退料数量,退料原因等,都可以作为退料唯一依据),生产文员和仓库要核实退料单的唯一性,以ERP数据为准。

6.在做退料单的时候要清楚,余料退料和直接取单退料的区别(余料退料是工单已经结单或者指定工单结束的,未使用完的退料,而直接取单是现场产生了不良品或者其他原因退料,或需要退到不良仓的退料,可以跟进实际情况做具体操作处理)。

7.生产文员在做领料单的时候,如需要修改或者删除的,非及时性的领料单,应第一时间钉钉发对应领料单截图到ERP群里@资材部对应的审核人员知悉,并说明调整,删除原因,未说明原因造成仓库数据错误的,扣50个积分。

8.在成品入库单的时候,发现耗用量与实际生产帕数相差比较大的时候,应及时通知技术文员核实更正,最终以实际帕数为准,标准参照(帕数规定)。

四,采购 (A)

1. 采购需求

胶水、包材、文具劳保、五金配件、模具材料等根据各部门提交审核的请购单数量进行采购;新机种、急用的机种暂时没有通过采购底稿时,先按生管给制程单手动下单,(要减对应物料的ERP库存数据的数据进行下单,不在ERP里面的物料,由仓库实时盘点表为准)。

2. 根据采购底稿进行下单:审核完的底稿传送到采购员,采购员首先在底稿里维护供应商信息,确认无误时再抛转为订单。在采购单上,来源于底稿的数量原则上不可修改,除特殊情况(如新机种导入、不良率高的机种等)这些要有另外说明才可修改数量。(采购单上要录入使用机种、预交货日期、确认单价,备注栏可根据需求填写)。
3. 订单签字审核

原材料采购的订单,审核由PMC确认签字,核准由总经理(或职务代理人)签字。

胶水、包材、文具劳保、五金配件、模具材料等,审核由申请部门部门长确认签字,核准由总经理(或职务代理人)签字。

以上订单签完后方可在系统上做采购订单审核操作(或总经理直接在系统上审核采购订单)根据实际情况对应调整。

4. 委外单

PMC经理生成委外订单后,采购打印出委外订单,审核由PMC确认签字,核准由总经理(或职务代理人)签字。

5. 根据委外订单做送料单,打印后交给仓库进行后续给供应商的发料。(要核对好送料单数量,以及对应品号,品名,以及加工费单价)。

6. 委外订单完成后,根据委外到进货单数量,以及供应商的发票号码在ERP里面做采购发票。

7.在ERP系统里维护供应商信息,以及供应商商品单价,确保对应的信息准确。

供应商商品价格报总经理审批后进行维护。

五,仓管 (A)

1. 供应商的货送达仓库后,仓库当天需要根据商品属性确定是做进货单或收料单,正常系统已经设置好了,需要检验的是做收料单,免检物料是做进货单的,仓管通过供应商的送货单上的采购订单号,从系统取数据,生成收料单。

2. 通过收料单生成送检单,打印出来交给品质部IQC进行检验,送检单按照收料完成后,即可送检,正常以当天送检,特殊情况除外。

超过3天以上未送检的扣50个积分。

3. 对于检验完需要退货的应三天内退回给供应商(特殊情况除外),并打印出退货单,采购审核后,采购根据审核后的退货单,通知供应商退货处理,仓库则准备好物料和退货单一起交给供应商。(采购通知供应商处理,对于已检退料的应在1周内处理),超过一周未说明情况的扣50个积分,超过1个月以上的扣100个积分。(仓库未通知采购的,对应仓库人员扣罚,采购未通知供应商的采购对应扣罚),供应商以各种理由没有来取的,上报总经理裁决。

4. 现场仓退料的需要做退料单,所有退料单审核后都需要生产文员签字。

5. 每月25日盘点原材料,半成品,成品的异常数据由部门领导签字后在当月月底前一天前交到系统管理员处进行异常数据维护,要做到账物一致。

6. (盘点表差异数据表要求:品名,名号, 原库存数,差异数据,增加或者减少,(+,-),仓库名称,提交人名字,日期,部门领导签字,打印出来书面给到系统管理员)进行维护

7. 对现场仓产生报废的材料,半成品和成品应做入库单时填写报废数量,以及报废单,原材料只需要填写报废单即可。

8. 对于采购成品,根据采购成品物料属性,进行收料后,仓库打印送检单,给到IQC品质文员检验。

9. 生产文员入库完成的成品入库单,仓管要确认入库数量以及原材料耗用情况确认无误后再做审核,有问题的一律退回给生产文员,并钉钉告知。

10. 对于成品发货,要按照销售订单发货,核对好数量,在ERP系统中做销货单然后打印销货单。成品和销货单,根据客户付款周期,收到款后,再给客户邮寄发票。货到后,要有送货单确认回执也就是需要客户在销货单上签字,并由司机带回。通过国内物流的和国际物流的可以通过电子档发货单扫描件即可。

11. 资材部根据领料单,把需要生产物料送到生产线上,由生产人员确认数量,品类,品号等相关信息后,在领料单上签字,自己留一联,对应工单物料发放完成后仓库人员在系统里审核领料单。

12. 手工单的退料单,和系统打印出来的退料单,生产人员只需要给仓库其中一个即可,严谨给重复的退料单。仓库人员要校验核对,防止重复打退料单。

13. 如仓库发现生产现场仓出现非当日的已结工单的原材料退料,对退料单进行拍照,钉钉发给系统管理员报给系统管理员知悉,由系统管理员报公司处理。

14. 仓库人员要严格按照ERP系统去操作,先入库后发料审核领料单,因生产需要或者其他特殊原因的,来不及入库的,需要书面写联络单说明原因,由部门领导签字确认后抄送给系统管理员。(电子档也可以)

15. 仓库对于原材料库存,原则上是实现0库存,需要备料的需要PMC经理签字或者生产经理签字。因人为原因未及时入库的造成负库存的,未入库时间超过48小时以上的,根据事态严重程度扣50-150个积分。

16. 仓库每月月底要配合财务人员进行抽查工作,如拒不配合的,扣50个积分。

17. 仓库对于领料单的审核,应遵循领料单发够再审核,做到有库存再发料,切不可无库存发料的情况,按照领料单数量发完后第一时间审核领料单,遵循日期靠前领料单审核的原则。根据我公司正常生产周期为一周时间节点,领料单审核应在一周内审核结束,超一周的需书面说明原因,部门领导签字,发到ERP群里通知,未说明原因的,超过7天的,扣50个积分,最迟不得超过下月7号冻结数据之前,超过下月7号未书面说明原因的扣100个积分。

六,品质文员 (B)

1. IQC送检单填写完成后交给品质部文员将对应的合格数量和不合格数量,不合格原因,等相关信息,必须当日送达后送检单在系统进货检验单中,录入对应送检单数据,保存后系统自动会审核。要确保填入的数量,退货原因等相关信息准确无误。

2. 对于不合格,但是实际又需要对此物料由客户决定需要进行采购的,需要在系统中标明特采原因,走线下特采审批流程,品质文员要严格按照特采流程执行。

七,销售 (B)

1.维护客户商品价格,要确保客户商品价格准确,报价后,48小时内维护到ERP系统里。

八,系统管理员 (A)

1. 管理员维护基础信息以及各员工账号权限,

2. 以及各个单据未审核状态的跟进处理,异常单据的处理工作,

3. 仓库负库存情况根进处理。

4. 对各个单据的数据准确性做检查工作,保证整体数据的准确性。

5. 以及监督和培训操作人的ERP操作流程。

6. 以及每个月的8号根据ERP数据情况冻结数据,方便财务对账。

7. 参照ERP操作标准做考核表,月底给到总经理签字,交由总经办和财务部执行。

九,会计 (A)

1. 根据采购生成的应付凭证做凭证审核操作,确认系统凭证与送货单的数据一致。

2. 根据发货单和客户转账记录以及应收发票信息在其他应收模块里做其他应收的操作,并通过抛转凭证的方式生成应收凭证,(要确保生成的凭证数据无异常)。

3. 生成完应收凭证和应付凭证,然后记账,自定义结转,月结账,生成资产负债表,利润表,现金流量表。(要做到借和贷平衡)。

4. 对仓库盘点的原材料,半成品,成品以及现场仓的所有数据进行随机抽查,如果出现异常的,可以要求仓库重新盘点,并提供差异数据表,仓库领导,财务共同签字后交给系统管理员进行维护,盘点表由系统管理员提供,如抽查盘点后,库存数据仍不准的,仓库对应人员扣100个积分。

通用岗位要求:

1. 正常异常单据和问题都会反馈到ERP钉钉群里,要求处理掉的问题及时在钉钉群里回复,未在钉钉群里群里回复的,以及上班时间不登录钉钉的扣50个积分一次。

2. 因为公司ERP账户有限,要求所有使用ERP操作人员在使用完相关模块后及时退出,以保证其他人员的正常使用。如出现长时间登录ERP不退出者,系统管理员在钉钉群里警告提醒三次,超过三次以上仍不退出的扣50个积分。

十一,IQC

1,需要在4天内将对应的物料进行检验,并将对应的合格数量,以及合格数量,以及不合格原因在送检单上注明,并提交给品质部文员录入。

特殊原因的未检验的超过4天的,需要写情况说明由相关领导签字发到ERP群里进行报备,未报备的,按违反考核标准执行。

2,IQC要做好与仓库的对接物料检验的相关工作,如存在各种理由拒不执行的,扣罚50个积分,可根据严重情况扣罚积分。

第二章:考核惩罚标准

根据职位对ERP操作的权重比,特分为A和B两个级别,进行奖惩考核。

A类的特设奖金400元月度考核奖金。按400积分进行考核(1积分=1元)

B类的特设奖金200元月度考核奖金。按200积分进行考核(1积分=1元)

一,日常记录各职位的ERP操作异常,由系统管理员月底汇总和考核结果报给总经理,由总经理审核后,交由总经办执行奖惩。

二,参照以上各职位的操作标准要求,违反所在职位ERP操作标准1条的扣50个积分,并罚款50元从工资里扣,按此罚款比例以此类推。特殊条例罚款按条例对应扣罚积分扣罚。

罚款不是目的,主要是为了规范所在岗位对ERP操作规范,为公司节约成本,提高公司收益。

三,当月并未违反操作标准的,也无异常的,奖励当月积分。

如积分全部扣完,人事部书面谈话一次。超过3次书面谈话以上的,进行劝退处理,并通报全公司。

四,为了考核的绝对公平性,系统管理员纳入此考核标准,但不设奖罚。

五,我们系统是2022年6月1日开始上的ERP系统,考虑到员工的文化素质层次不同,企业文化不同,给大家半年的适应期,和培训期,在培训期间操作员违反ERP操作流程造成不良后果的,由该部门领导给予1-3次批评教育,超过三次仍不改正的,按考核标准执行惩罚,部门领导与操作员同责,(培训期间不设奖励政策)。

六,因考虑到考核标准正在完善中,以最新更新的考核标准为准,报请总经理审批后生效。

七,ERP标准生效时间为立即执行,2022年9月2日。

八,实现奖惩考核办法执行日期为 2023年1月1日。

九,由系统管理员根据岗位ERP操作规范做日常记录考核记录表,

统计汇报至总经理处审核后,交予总经办和财务部执行。

领导审核: 总经办执行: 制度起草人:

财务部执行:

ERP标准执行日期:2022年9月2日 奖惩制度执行日: 2023年1月1日

被考核人签名: 考核人签名:

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