关于筹办会议,这篇攻略不能少

会议通知是筹备会议的重要环节,不管什么类型的会议,要想会议开得顺利、开出效果,做好会前的通知工作是前提和基础。

从某种意义上来讲,会议的相关要求能否通知到位,直接决定了会议召开的顺畅程度和质量效果。

大家不妨设想一下,会议都开始了,还有人没到,轮到某位领导发言了,领导却说不知道……如果遇有类似的情况,会议能开得好吗?能开出质量和效果吗?显然不能。

所以,一定要重视会前的通知工作,不能把这个事想简单了,草草了之。

关于筹办会议,这篇攻略不能少

01 确定参会人员

一般情况下,会议范围都有明确的规范或约定俗成的规矩,什么人参加,什么人不参加,都很清楚,一目了然。

比如,常委会就只有党委常委参加,而党委全会就是所有党委委员参加。但是,有时候参会人员也会发生变化。比如,工作形势发生了变化;再比如,领导有了新的想法等等。这时候,就需要我们在会前对参会人员提出建议名单,呈领导审定。

除此之外,那些因故不能参会的人员是否需要补替,由谁补替,以及是否需要其他人列席等等,都需要向领导加以请示。一般来说,参考的因素主要有三个方面:

1.约定俗成的惯例,以前是否有类似的会议,都有哪些人参加;

2.现实工作的需要,推动完成工作,都需要哪些部门参与和配合;

3.领导的想法意见,领导有没有就参会人员提出过什么想法和意见。

02 明确时间、地点、主题,以及需要提前准备的材料

会议通知的主要目的,就是希望参会人员能够按照会议召开的时间、地点、主题以及相关要求,提前做好准备,准时参加会议,以达到解决问题、推进工作的效果。

所以,我们在通知会议的时候,一定要把上面的几个要素通知清楚。

1.时间,什么时间召开会议,以及是否需要参会人员提前入场等等;

2.地点,在哪里召开会议,一定要非常详细具体,明确到楼层和房间号;

3.主题,会议主要研究什么问题,以及哪些人需要准备材料或者发言等;

4.其他要求,参加会议需要注意的其他事项,比如能不能带手机或录音设备等等。

03 如何确保“一个都不少”

有时候会出现这样的情况,你明明给参会人员发了信息,但是相关人员却没能参会,领导追问起来,当事人却辩解说没有收到参会的通知信息。而且,这种情况还很常见。

要想解决这个问题,只需要简单的一招就可以了,那就是对别人是否收到会议通知进行确认。

如果用短信(微信)通知对方参会,那就在结尾加上“收到请回复”的字眼;如果对方没有及时回复,那就去电话加以确认,确保对方收到通知。

04 及时向领导反馈会前通知情况

通知了所有参会人员以后,我们还应该及时向领导反馈相关的情况,哪些人能参加,哪些人不能参加,不能参加的由谁补替等等,以便于领导充分掌握筹备情况,也为下一步的召开创造条件。

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